Living Offices (Frame 21) hecht veel belang aan de eerbiediging van uw persoonlijke levenssfeer. Daarom zullen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in overeenstemming met de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inclusief wijzigingen in overeenstemming met de Europese Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG). Welke persoonsgegevens we ook opvragen of krijgen, we verwerken ze steeds met de grootste zorgvuldigheid zodat uw gegevens optimaal beschermd zijn en blijven.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Deze gegevens kunnen ofwel direct door u zijn verstrekt, door onze zakenpartners (d.w.z. de rechtspersoon voor wie u werkt), door derden (bijv. externe leveranciers zoals makelaars) of worden verkregen via vertrouwde, openbaar beschikbare bronnen (zoals overheidswebsites, websites van congressen, etc), die, waar nodig onder de toepasselijke wetgeving, uw toestemming hebben verkregen om ons dergelijke persoonsgegevens te verstrekken.

We verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens over u, waaronder:

• Uw algemene en identificatiegegevens (bijv. naam, voornaam, achternaam, geslacht, e-mailadres en/of postadres, vast en/of mobiel telefoonnummer);
• Uw functie (bijv. titel, functie, naam van de onderneming);
• Betalingsgegevens (bijv. creditcardgegevens, bankgegevens, btw- of ander fiscaal identificatienummer);
• Informatie over uw gebruik, reacties en/of voorkeuren, inclusief de soorten besproken berichten, communicatiekanalen en frequentie;
• Gegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u formulieren invult of tijdens evenementen die u bijwoont, of wanneer u tijdens een gesprek of een enquête vragen beantwoordt;
• Gegevens die betrekking hebben op onze producten en diensten;

Als u van plan bent om ons persoonsgegevens te verstrekken over andere personen (bijv. uw collega’s), dan dient u de relevante personen hetzij rechtstreeks of via hun werkgever een kopie van deze privacyverklaring te verstrekken.

Met welk doel en op basis van welke grondslag worden er persoonsgegevens verwerkt

Living Offices (Frame 21) kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• De uitvoering van een overeenkomst met Living Offices (Frame21)(incl. de opvolging daarvan)
• Het beantwoorden van vragen (al dan niet gesteld via contactformulier)
• Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van onze services
• Het verzenden van nieuwsbrieven
• Het verzenden van verjaardagskaarten
• Het verzenden van uitnodigingen voor evenementen
• Statistische doeleinden
• Het leveren van support/ bijstand (bijv. bij problemen)
• Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op grond van uw communicatievoorkeur en – desgevallend – op grond van uw expliciete goedkeuring
• Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes en andere marktonderzoeken
• Registratie van bezoekers aan ons bedrijfsgebouw
• Bevestiging van inschrijving voor een opleiding, meeting, seminar, event, etc.
• Het verzenden van facturen en de invordering van betalingen

De verwerking vindt plaats op onderstaande rechtsgronden, naar gelang het geval:

• U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met Living Offices of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Living Offices rust
• De verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon te beschermen
• De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Living Offices of van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en uw fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen (met name wanneer u minderjarig bent)


Bewaartermijn

Uw gegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, of zolang als wettelijk vereist.

Overmaken aan derden

Indien dit noodzakelijk is ter verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden, zullen uw persoonsgegevens worden gedeeld met andere vennootschappen van de Frame 21 group binnen de Europese Economische Ruimte die rechtstreeks of onrechtstreeks met Living Offices verbonden zijn;
Living Offices garandeert dat deze ontvangers de nodige technische en organisatorische maatregelen zullen nemen ter bescherming van de persoonsgegevens.

Beveiliging van de gegevens

Living Offices heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, misbruik, verlies, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Deze maatregelen houden rekening met:

• De allernieuwste technologie;
• De kosten van de implementatie ervan;
• De aard van de gegevens; en
• Het risico van de verwerking.

Bovendien zullen we bij de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Uitsluitend persoonsgegevens verzamelen en verwerken die toereikend, relevant en niet bovenmatig zijn, zoals is vereist voor de bovengenoemde doeleinden; en
• Ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens actueel en accuraat blijven.

Voor dit laatste kunnen we u vragen om de persoonsgegevens die wij over u hebben te bevestigen. We verzoeken u ook om ons uit eigen beweging op de hoogte te stellen wanneer uw persoonlijke omstandigheden veranderen, zodat wij ervoor kunnen zorgen dat uw persoonsgegevens actueel blijven.

Als er een datalek optreedt waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn (bv. een veiligheidslek m.b.t. persoonsgegevens of toegang tot de persoonsgegevens door een onbevoegd persoon), dan zullen wij de nodige maatregelen treffen om de gevolgen van zo’n datalek te vermijden en/of te beperken, en om zo’n datalek te voorkomen in de toekomst. Wij zijn verplicht bij wet om u op de hoogte te stellen van het datalek als dit waarschijnlijk een inbreuk uitmaakt op uw fundamentele rechten en vrijheden, en het een risico inhoudt voor uw privacy.

Rechten van betrokkenen

Onder de AVG heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Heeft u tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten!

U kunt de volgende rechten uitoefenen onder de voorwaarden en binnen de grenzen die in de wet zijn vastgelegd:

• Het recht op toegang tot uw persoonsgegevens zoals die door ons worden verwerkt en, als u van mening bent dat gegevens die op u betrekking hebben onjuist, verouderd of onvolledig zijn, om correctie of bijwerking ervan te verzoeken;
• Het recht op een verzoek voor het wissen van uw persoonsgegevens of de beperking daarvan tot specifieke categorieën van verwerking;
• het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan een dergelijke intrekking;
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gehele of gedeeltelijke verwerking van uw persoonsgegevens;
• Het recht om bezwaar te maken tegen een communicatiekanaal dat voor direct marketing wordt gebruikt; en
• Het recht om de portabiliteit ervan te vragen, d.w.z. dat de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt aan u worden teruggegeven of aan de persoon van uw keuze worden doorgegeven, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat, zonder belemmering van onze kant en met inachtneming van uw vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Om van uw rechten gebruik te maken kan u contact met ons opnemen via privacy@frame21.be of +32(0)14/75.22.00. Er zal dan een afspraak gemaakt worden, omdat hiervoor legitimatie altijd noodzakelijk is, om aan te tonen dat het om uw persoonsgegevens gaat.

Klacht

Meent u dat uw rechten inzake gegevensbescherming geschonden zijn, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit , Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijziging privacy statement

Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen blijven we steeds in beweging. Living Offices kan dan ook deze privacyverklaring wijzigen. We brengen u hiervan uiteraard op de hoogte via onze website.
De laatste wijziging gebeurde op 26 08 2018.
Oudere versies van onze privacy verklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons gerust een e-mail als u deze wilt raadplegen.